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David Holland
Recording Secretary
CANADIAN ASSOCIATION OF AQUARIUM CLUBS (CAOAC)
June 26, 2024
RE: CAOAC Executive Treasurer Interim Vacancy
Dear CAOAC Club Members,
The Canadian Association of Aquarium Clubs (CAOAC) is contacting you today to inform you CAOAC is now accepting nominations for the Executive role of CAOAC Treasurer. Please see Treasurer Duties below. Interested applicants are encouraged to submit an explanation as to why they feel qualified to assume the role of Treasurer on the CAOAC Executive
(This posting also appears on the CAOAC website).
Treasurer Duties
The Treasurer is an Executive officer on the CAOAC Executive.
The Treasurer (as per CAOAC BYLAWS):
1) The Treasurer shall keep full and accurate accounts of all receipts and disbursements of the Corporation in proper books of account and shall deposit all monies or other valuable effects in the name and to the credit of the Corporation in such bank or banks as may be from time to time designated by the Executive. He or she shall disburse the funds of the Corporation under the direction of the Executive, taking proper receipts therefore and shall render a financial report at each General and Annual Meeting or whenever required.
2) He or she shall arrange for an annual audit of the financial records to be presented at the Annual General Meeting.
Key Attributes:
Critical Thinking - You should have the ability to appraise CAOAC's financial standing, policies, and procedures in order to make recommendations regarding the financial decisions that will be made.
Aptitude for Organization: A CAOAC treasurer possesses excellent organizational abilities working with accuracy and keeping impeccable records in a timely manner.
Strategic Planning: The ability to synthesize cause and effect scenarios (with regard to potential financial decisions CAOAC will make) is necessary for a treasurer in order to ensure this organization's growth and future success. Budgeting is an important part of this position.
Creativity: When it comes to generating funds and cutting expenses, new ideas and creativity are key in an ever-changing organization.
Clear Communication: in one sense of the position, the treasurer acts as a financial ambassador on behalf of the rest of the CAOAC Executive. It is essential that the Treasurer be able to effectively communicate financial concepts to banking and insurance agents as well as in easy to understand terms to all our member clubs.
Basic Accounting Skills: while a professional designation in accounting is not required, a CAOAC treasurer should have basic accounting/book keeping skills, an aptitude for numbers and a willingness to learn.
Integrity: High ethical standards, transparency and accountability in managing funds
Collaboration: Ability to work patiently with the Executive, key CAOAC members (Presidents/representatives), and other individuals as required (auditor)
Time Management: Willingness to dedicate time and effort to fulfill responsibilities, communicate with other professionals and attend CAOAC meetings via Zoom
Technology Skills: Proficiency in accounting software or Excel spreadsheets
Discretion: Ability to maintain confidentiality when handling sensitive financial information or any sensitive information that may come before the CAOAC Executive.
Bilingualism French-English will be considered an asset.
Minimum Eligibility Requirements:
1) Any member in good standing of any CAOAC member club, 19 years of age or older, may nominate oneself or any other similar CAOAC club member.
2) A nominee must be aware of the nomination and willing to accept the role.
Please note that expertise in fishkeeping is not a requirement for this position.
Applicants are encouraged to state their experiences and know-how for the role of Treasurer for the benefit of the CAOAC Executive who will be choosing from applicants.
Please submit nominations by email before July 27/24, to Dave Holland, Recording Secretary at CAOAC1@gmail.com
David Holland
Réseau des sociétés d’aquariophilie du Canada
Canadian Association of Aquarium Clubs
Société d’aquariophilie de Montréal
CRCS St-Zotique,
75 Rue Square-Sir-George-Étienne-Cartier Bureau 200,
Montréal, QC H4C 3A1
26 juin 2024
Objet: Poste vacant-Trésorier(ère) RSAC/CAOAC
Mesdames, Messieurs,
Le Réseau des sociétés d’aquariophilie du Canada RSAC (CAOAC) est actuellement à la recherche d’un(e) Trésorier(ère). Ce poste est devenu vacant au sein du conseil d’administration (CA) le 10 juin. Le processus de soumission des candidatures pour le poste de trésorier du RSAC est maintenant ouvert. Les candidats intéressés sont encouragés à soumettre une explication des raisons pour lesquelles ils se sentent qualifiés pour assumer le rôle de trésorier au sein du conseil d’administration du RSAC (voir les fonctions du trésorier ci-dessous).
Cette annonce est également publiée sur le site web du RSAC (www.caoac.ca)
Fonctions du trésorier (conformément au règlements généraux du RSAC):
Le trésorier est membre du conseil d’administration du RSAC
1) Le trésorier tient des comptes complets et précis de toutes les recettes et dépenses de la Corporation dans des livres de comptes appropriés et dépose toutes les sommes d'argent ou autres effets de valeur au nom et au crédit de la Société dans la banque ou les banques qui peuvent être désignées de temps à autre par le conseil d’administration. Il débourse les fonds de la Corporation sous la direction du conseil d’administration, en prenant les reçus appropriés, et présente un rapport financier à chaque assemblée générale et annuelle ou chaque fois que cela s'avère nécessaire.
2) Il organise un audit annuel des rapports et du bilan financier de fin d’année.
Attributs clés:
Esprit critique: Vous devez être en mesure d'évaluer la situation financière, les politiques et les procédures de RSAC afin de formuler des recommandations concernant les décisions financières qui seront prises.
Sens de l'organisation: Le trésorier du RSAC possède d'excellentes compétences organisationnelles, travaille avec précision et tient des dossiers impeccables en temps opportun.
Planification stratégique: La capacité à synthétiser des scénarios de cause à effet (concernant les décisions financières potentielles que prendra la Corporation RSAC) est nécessaire au trésorier pour assurer la croissance et le succès futurs de l'organisation. L'elaboration des budgets est une partie importante du travail du tresorier.
Pensée innovante: Lorsqu'il s'agit de générer des fonds et de réduire les dépenses, les nouvelles idées et la créativité sont essentielles dans une organisation en constante évolution.
Communication claire: dans un sens, le trésorier agit comme un ambassadeur financier au nom du reste du conseil d’administration du RSAC. Il est essentiel que le trésorier soit en mesure de communiquer efficacement des concepts financiers aux agents bancaires et d'assurance, ainsi qu'en termes faciles à comprendre à tous nos clubs membres.
Compétences comptables de base: bien qu'il ne soit pas nécessaire d'avoir un titre comptable professionnel, le trésorier du RSAC doit avoir des compétences de base en matière de comptabilité et de tenue de livres, une facilité à travailler avec les chiffres et une compréhension de base des états financiers.
Intégrité: le trésorier toujours fait preuve des normes les plus élevées en matière d'excellence, de responsabilité et de comportement éthique et assure la transparence de la Corporation
Collaboration: Capacité à travailler en harmonie avec les autres officiers du CA, les principaux membres du RSAC (présidents/représentants) et d'autres personnes si nécessaire (p. ex. auditeur).
Gestion du temps: la personne qui assume ce rôle devrait être en mesure de consacrer du temps à leurs fonctions, et compris à la communication avec d'autres professionnels et à la participation aux réunions du RSAC via Zoom ou en personne
Compétences technologiques: Maîtrise des logiciels de comptabilité ou Excel
Discrétion: Capacité à garantir la confidentialité des données financières sensibles ou de toute information sensible soumise au CA
Bilinguisme: Le bilinguisme anglais-français sera considéré comme un atout.
Conditions minimales d'éligibilité:
1) Tout membre en règle d'une société d’aquariophilie, âgé de 19 ans ou plus, peut proposer sa propre candidature ou celle d'un membre similaire.
2) Le candidat doit être au courant de la nomination et être prêt à accepter le rôle.
Noter qu'il n'est pas nécessaire d'être un expert en aquarium pour occuper ce poste.
Les candidats sont encouragés à partager leur expérience et leur expertise pour le poste de trésorier, dans l'intérêt du conseil d’administration qui choisira parmi les candidats.
Veuillez soumettre votre candidature AU PLUS TARD LE 27 JUILLET 2024 par le biais du courriel à CAOAC1@gmail.com